لمن هذا الشرح؟
لمدير المبنى أو المحاسب الذي يسأل: هل تحتاج الفاتورة إلى اعتماد قبل أن تُحتسب؟ وكيف أرفض فاتورة خاطئة؟
كيف تعمل حالة الفاتورة؟
لا توجد خطوة اعتماد منفصلة لفواتير المبنى. عند الضغط على حفظ الفاتورة تُحفظ الفاتورة بحالة معتمدة مباشرة، ويتغيّر رصيد الصندوق واستحقاقات الساكن في نفس اللحظة. لذلك راجع ملخص العملية ونافذة المعاينة جيداً قبل الحفظ.
مثال: سجّلت فاتورة مصاريف 150 لتصليح المضخة ← ينقص صندوق الصيانة 150 فوراً، وتظهر في الفواتير بحالة معتمدة، ويظهر اسمك في عمود معتمد من عند طباعة حركات الصندوق.
الخطوات: رفض فاتورة خاطئة
- من المالية ← الفواتير ابحث عن الفاتورة.
- في صفها اضغط أيقونة إلغاء واقرأ رسالة إلغاء الفاتورة ثم أكّد.
- إذا كانت الفاتورة صحيحة لكن البيان خاطئ استخدم تعديل سريع خلال أول 24 ساعة.
النتيجة
الفاتورة الملغاة تبقى في السجل بحالة ملغاة ويُعكس أثرها على الصندوق والاستحقاقات. للبحث استخدم فلتر الحالة: الكل / معتمدة / ملغاة.
ملاحظات مهمة
- إذا أردت أن يراجع شخص آخر الفواتير قبل احتسابها، فأعطِ المحاسب صلاحية العرض فقط، واجعل الإضافة لمدير المبنى.
- الإلغاء لا يُتراجع عنه؛ لإعادة الفاتورة أنشئها من جديد.
لمن هذا الشرح؟
لمدير المبنى الذي يبحث في التطبيق عن زر "اعتماد" للفواتير.
كيف تعمل حالة الفاتورة؟
لا يوجد اعتماد يدوي للفواتير. عند الضغط على تأكيد وإنشاء الفاتورة تُحتسب الفاتورة فوراً على الصندوق واستحقاقات الساكن. لذلك راجع معاينة توزيع المبلغ قبل التأكيد.
مثال: فاتورة دخل 250 من ساكن ← تُسدَّد استحقاقاته ويزيد رصيد الصندوق 250 في نفس اللحظة.
الحالات التي تراها
- في تبويب الفواتير يمكنك التصفية حسب الحالة: معلقة، مدفوعة، مدفوعة جزئياً، ملغاة. هذه تصف وضع السداد، وليست مرحلة اعتماد.
الخطوات: رفض فاتورة خاطئة
- في تبويب الفواتير اضغط زر القائمة (⋮) على الفاتورة.
- اختر إلغاء الفاتورة، واقرأ رسالة التأكيد التي توضّح أن أثرها على الاستحقاقات والصناديق والمحافظ سيُعكس، ثم أكّد.
النتيجة
تصبح الفاتورة ملغاة ويعود الرصيد كما كان.
ملاحظات مهمة
- إذا ظهر تعذر إلغاء الفاتورة مع سبب، فغالباً صُرف جزء من الإيجار للمالك؛ ألغِ الصرف أولاً.
- لتصحيح البيان فقط استخدم تعديل سريع خلال 24 ساعة.