لمن هذا الشرح؟
لمدير المبنى أو أمين السر الذي يضيف المدعوين إلى الاجتماع ويرسل لهم الدعوات.
الخطوات — إضافة المدعوين
- افتح عمليات المبنى ← محاضر الاجتماعات واضغط التفاصيل على الاجتماع.
- افتح تبويب الحضور واضغط إضافة.
- في نافذة إضافة حضور اختر من التبويبات:
- أعضاء المجلس: ضع علامة على الأعضاء.
- السكان: ابحث في خانة ابحث بالاسم أو رقم الهاتف... وحدد الأشخاص.
- ضيف خارجي: اكتب اسم الضيف والمسمى الوظيفي (مثال: مستشار قانوني) واختر الدور في الاجتماع.
- اضغط إضافة المحددين.
الخطوات — إرسال الدعوات
- في أعلى صفحة الاجتماع اضغط إرسال الدعوات (يظهر عندما تكون حالة الاجتماع مجدول).
- في نافذة التأكيد اضغط إرسال.
النتيجة
تُرسل دعوة بعنوان الاجتماع وتاريخه ووقته ومكانه إلى المدعوين الذين لهم حساب. يظهر رد كل مدعو في عمود الدعوة: معلق أو قَبِل أو اعتذر أو لم يرد.
ملاحظات مهمة
- يمكنك تغيير حالة الدعوة يدوياً من القائمة في عمود الدعوة، مثال: إذا اعتذر العضو هاتفياً.
- الضيوف الخارجيون لا يستلمون إشعاراً؛ أبلغهم بنفسك.
- تأكد من وصول الدعوة لأعضاء المجلس بإبلاغهم مباشرة أيضاً.
- لحذف مدعو اضغط أيقونة الحذف في صفه ثم حذف.
لمن هذا الشرح؟
لعضو المجلس أو المدير الذي يضيف حضوراً من الجوال، وللمدعو الذي يرد على الدعوة.
الخطوات — إضافة حاضر
- اضغط المزيد ← محاضر الاجتماعات ثم افتح الاجتماع.
- افتح تبويب الحضور واضغط إضافة حاضر.
- اختر تبويب عضو مجلس وحدد العضو والدور في الاجتماع (عضو أو رئيس أو أمين السر)، أو تبويب ضيف واكتب الاسم * والصفة (اختياري).
- اضغط إضافة.
الخطوات — الرد على دعوة
- افتح الاجتماع من تبويب القادمة؛ تظهر في القائمة عبارة «دعوتي» مع حالتها.
- في تبويب المعلومات ضمن إجابتك على الدعوة اضغط قبول أو رفض.
النتيجة
تظهر رسالة «تم تحديث إجابتك» ويرى المدير ردك في لوحة التحكم.
ملاحظات مهمة
- من يُضاف من التطبيق يُسجَّل مباشرة بحالة حاضر وكأنه قَبِل الدعوة.
- إضافة السكان كمدعوين وإرسال الدعوات تتم من لوحة التحكم على الويب.
- زر ربما غير مدعوم حالياً؛ استخدم قبول أو رفض.